Leistungen
Ein gelungenes Event beginnt mit professioneller Planung – und endet mit perfekter Umsetzung.
Für folgende Aufgabenbereiche stehe ich Ihnen zur Verfügung:
Guest Management
- Kommunikation mit Kunden und Auftraggebern zur Konzeption, Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung
- Erstellung und Bearbeitung von Printmedien und anderen Dokumenten in Deutsch und Englisch
- Gästekommunikation, telefonisch und per Mail
- Anlegen, Bearbeiten und Pflegen von Projekten
- Budgetgerechte Reise- und Hotelbuchung, sowie Charter- und Shuttleplanung
- Verwaltung und Einteilung von Hotel- und Flugkontingenten
- Erstellung und Überwachung von Zeit- & Ablaufplänen, Projektcontrolling
- Vorort-Gästebetreuung
- Abschließendes Veranstaltungs-Reporting mit Teilnahmestatistik
Projekt Management
- Anlegen, Bearbeiten und Pflegen von Projekten
- Erstellung und Überwachung von Zeit- & Ablaufplänen
- Risiko- und Änderungsmanagement während des Projekts
- Budgetgerechte Reise- und Hotelbuchung, sowie Charter- und Shuttleplanung
- Verwaltung und Einteilung von Hotel- und Flugkontingenten
- Koordination der An- und Abreise der Gäste und VIPs
- Vorort-Gästebetreuung und Ansprechpartner für alle Eventteilnehmer
- Koordination des Auf- und Abbaus der Veranstaltung
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung
- Controlling und Reporting
- Erstellung und Überwachung von Budgets und Ausgaben
- Laufende Kostenkontrolle und -optimierung
Einladungsmanagement
- Grafische sowie inhaltliche Gestaltung und Erstellung von Kommunikationsmitteln
- Zielgruppengerechte Formulierung von Einladungstexten
- Erstellung und Versand personalisierter Einladungen per E-Mail oder Post
- Verwaltung von Verteilerlisten und Datenpflege nach DSGVO
- Nachverfolgung und Analyse des Einladungsrücklaufs
- Monitoring von Zu- und Absagen sowie Verwaltung von Gästekontingenten
- Einbindung von Event-Tools
- Erstellung von Anmelde- und Bestätigungsseiten im passenden Corporate Design
- Einlassmanagement: Vorbereitung von Namensschildern, Gästelisten und Akkreditierungen
- Koordination von Sonderwünschen (z. B. Begleitpersonen, Allergien, VIP-Handhabung)
- Aufbau und Einrichtung des technischen Arbeitsplatzes am Veranstaltungsort
- Betreuung des Empfangs und Koordination der Gästebegrüßung vor Ort
- Schnittstellenmanagement zwischen Einladung, Check-in und Guest Experience
Crew Management
- Auswahl und Briefing geeigneter Teammitglieder
- Erstellung und Abstimmung von Einsatzplänen
- Ansprechpartner für alle Crew-Belange vor, während und nach dem Event
- Sicherstellung eines professionellen und einheitlichen Auftretens der Crew
- Konfliktmanagement und kurzfristige Personalumdisposition
- Schnittstellenkommunikation zwischen Crew, Technik, Kunde und Location
- Organisation von Verpflegung, Unterkunft und Transport der Crew (falls nötig)
- Dokumentation von Crew-Einsätzen und Leistungsbewertung
- Motivation und Unterstützung der Teammitglieder vor Ort
- Umsetzung von Sicherheits- und Hygienestandards
- Steuerung von Auf- und Abbauphasen inklusive Zeitmanagement
- Unterstützung bei der Einweisung in technische Abläufe oder Tools
- Erstellung von To-do-Listen und Crew-Handouts
Shuttle Koordination
- Planung der Shuttle-Routen und Zeitfenster auf Basis des Event-Ablaufs
- Erstellung von Fahrplänen und Koordination mit Fahrdienstleistern
- Zuweisung von Fahrern, Fahrzeugen und Ansprechpartnern pro Route
- Abstimmung mit VIP-, Gäste- und Personal-Logistik
- Einrichtung und Betreuung von Shuttle-Haltepunkten vor Ort
- Kommunikation mit Fahrer:innen per Funk/Telefon während des Events
- Überwachung der Pünktlichkeit und Anpassung bei Verzögerungen
- Gästebetreuung an den Shuttlepunkten (z. B. Begrüßung, Einweisung)
- Einbindung von Notfallplänen bei Ausfällen oder Verspätungen
- Verwaltung von Gästelisten und Zuweisung zu Fahrzeugen
- Koordination von Ankunft und Abfahrt bei Hotels, Locations und Flughäfen
- Visuelle Beschilderung und Leitsysteme für reibungslosen Ablauf
- Schnittstelle zur Eventleitung, Security und Parklogistik
Catering Koordination
- Menüplanung und -gestaltung in Absprache mit dem Kunden
- Auswahl und Koordination von Catering-Anbietern
- Berücksichtigung von besonderen Ernährungsbedürfnissen und Allergien der Gäste
- Koordination von Lieferungen und Aufbau am Veranstaltungsort
- Sicherstellung der Qualität und Präsentation der Speisen und Getränke
- Überwachung des Catering-Personals während des Events
- Lösung von Problemen oder Anpassungen während des Events
- Feedbacksammeln und -auswertung zur kontinuierlichen Verbesserung der Catering-Dienstleistungen
Preise
Gerne erstelle ich Ihnen nach einem persönlichen Briefing ein maßgeschneidertes Angebot. Dabei arbeite ich auf der Grundlage von Tageshonoraren, die transparent und fair sind. Diese Honorare decken meine Dienstleistungen ab und werden durch Reisekosten und Spesen ergänzt. Übernachtungen und andere Auslagen werden je nach Bedarf und Aufwand berechnet.
Für kleinere Projekte biete ich auch eine stundenweise Abrechnung an, um flexibel auf Ihre Bedürfnisse einzugehen.
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung und freue mich auf Ihre Anfrage.